Solicitação De Proposta (Rfp)

Solicitação de Proposta (RFP)

Pedido de Proposta (RFP)

DEFINIÇÃO

Um Pedido de Proposta (RFP) é um convite para que os fornecedores, muitas vezes através de um processo de licitação, apresentem uma proposta para fornecer um produto ou serviço específico. Destina-se a fornecer à empresa do lado da oferta as informações necessárias para submeter uma abordagem abrangente e definitiva para a terceirização de parte ou de toda a função de treinamento.

Um processo de licitação é um dos melhores métodos para alavancar a capacidade de negociação de uma empresa compradora e poder de compra com fornecedores. A RFP é o documento mais importante e amplamente utilizado na fase de proposta do processo de terceirização de treinamento. O objetivo final do processo RFP é para os compradores para garantir que eles estão recebendo o máximo valor para os serviços e produtos que procuram adquirir.

O RFP é geralmente um processo mais longo do que o RFI (pedido para a informação) eo RFQ (pedido para a cotação). Tipicamente 10-20 páginas de comprimento, ele traz estrutura para a decisão de aquisição e permite que todos os riscos e benefícios sejam identificados no início. Naturalmente, a duração da RFP depende da complexidade dos serviços adquiridos.

Quanto maior a qualidade da RFP, maior a qualidade da proposta que você deve esperar receber da empresa do lado da oferta. As RFPs eficazes refletem a estratégia da empresa de buy-side e os objetivos de negócios de curto / longo prazo, ao mesmo tempo que fornecem informações detalhadas sobre quais fornecedores poderão oferecer uma perspectiva de correspondência. Entrada de um espectro de especialistas funcionais garante que a solução escolhida irá atender aos requisitos específicos do comprador.

O documento inclui um resumo executivo, uma descrição detalhada do (s) processo (s) a ser terceirizado, métricas de volume e valor das operações nos últimos 1-3 anos, expectativas específicas de processo e desempenho do parceiro de suprimento de terceirização, Responsabilidades da parte da procura e das empresas do lado da oferta, bem como orientações sobre as propostas a seguir por cada uma.

É do interesse de ambas as partes evitar mal-entendidos. Por exemplo, se o provedor potencial entende mal os parâmetros estabelecidos em uma RFP, então a proposta pode voltar com provisões que estão mal alinhadas às necessidades do comprador, ou um ponto de preço que é muito alto ou muito baixo. Ele também pode conter soluções que não se encontram ou "não atendem" Os objetivos do comprador.

Mal-entendidos também poderia dissuadir os fornecedores bem qualificados de participarem inteiramente. E, pior, poderiam causar futuros problemas contratuais quando surgirem disputas sobre linguagem contratual. O pior resultado de um documento de RFP ruim é que os fornecedores mais qualificados e valorizados optam por não participar porque temem muito risco devido à imprecisão da RFP e às incertezas das expectativas. A RFP é a oportunidade para você, o comprador, vender & rsquo; Sua empresa como um valioso parceiro de negócios e cliente bem vale a melhor solução do fornecedor e pacote de preços.

MELHORES PRÁTICAS

Numerosas melhores práticas de RFP foram identificadas por pesquisas, estudos e experiência prática de terceirização de partes. Aqui estão alguns a considerar.

Comece com uma avaliação. Das Sete Etapas de Treinamento de Terceirização, a fase de proposta é a Etapa # 2. Etapa # 1 é uma avaliação completa da organização da operação de treinamento existentes e suas necessidades de sourcing. Uma avaliação conduzida profissionalmente é crítica para estabelecer medições de linha de base para futuros progressos dentro da organização de treinamento e para identificar todas as necessidades relacionadas à aprendizagem. Você não pode identificar e medir o sucesso do treinamento futuro sem primeiro realizar uma avaliação interna.

Fornecer o básico. As solicitações de propostas devem fornecer três informações: necessidades precisas do processo de treinamento da empresa compradora, circunstâncias nas quais os serviços do fornecedor serão necessários e como o comprador espera a entrega.

Seja específico. A especificidade é necessária para assegurar que todos os fornecedores que participam no processo de RFP licitarão nas mesmas atividades. Isso permite que a equipe do comprador faça comparações precisas entre as propostas.

Não o exceda. RFPs deve ser suficientemente detalhado para explicar o trabalho, mas não mais. Os compradores devem lembrar que eles também estão vendendo-se como um parceiro atencioso e confiável, que respeita o tempo precioso de um fornecedor. As métricas baseadas em volume são úteis: o volume de atividade esperada, o número de pessoas envolvidas, o número de cursos, demanda esperada e locais são informações valiosas.

Siga um formato. Os comprimentos de RFP variam dependendo da complexidade. Os principais ingredientes devem incluir um resumo executivo, uma descrição detalhada do processo a ser terceirizado, as expectativas específicas de processo e desempenho do fornecedor de suprimento de terceirização, uma matriz de responsabilidade que define as responsabilidades esperadas tanto do cliente quanto das empresas fornecedoras e diretrizes da proposta a serem seguidas Pelas empresas proponentes.

Omitir informações sobre preços. Informações de preços de alto nível geralmente são solicitadas na RFP, embora os preços específicos para contratação geralmente não sejam válidos nesta fase. De fato, as informações de preços contidas no RFP não têm absolutamente nenhuma validade, e não devem ser consideradas relevantes. A razão é porque antes da negociação de responsabilidades específicas de cada parte no envolvimento, preços específicos é irrelevante.

Pergunte. Muitas perguntas para os fornecedores irão pertencer às exigências da empresa e do envolvimento. Também é importante perguntar sobre o negócio do fornecedor & ndash; Os clientes atuais, o escopo de trabalho, a escala geográfica, o número de empregados, o número dos empregados que trabalhariam no acoplamento do comprador, ea capacidade de cumprir prazos. Em suma, os compradores devem procurar informações de que necessitam para garantir que a parceria irá funcionar.

Seja consciente dos custos. Lembre-se também que há um custo para o fornecedor para preparar as respostas. Quanto mais você pedir ao fornecedor durante o processo de solicitação, mais custo você adicionar ao seu negócio & ndash; Custos que terão de adicionar aos seus modelos de preços. Pedir informações que não agregam valor ao seu negócio só adiciona custo e sours o relacionamento. Dê ao fornecedor tempo apropriado para responder. As respostas dos fornecedores às RFPs geralmente incluem soluções detalhadas e abordagens para ajudar o seu negócio a melhorar. Os fornecedores precisam de tempo suficiente para desenvolver e trabalhar com idéias de solução. Recomenda-se que duas semanas seja o tempo mínimo esperado para um fornecedor responder a uma RFI. Mais cronogramas padrão são de três a quatro semanas, embora possam ser mais longos dependendo da complexidade do envolvimento e da quantidade de informações solicitadas.

Agende uma reunião de revisão do fornecedor. Uma reunião oportuna oferece aos fornecedores participantes a oportunidade de levantar questões relacionadas à RFP. É normalmente realizada dentro de uma semana após receber a RFP, e pelo menos uma semana antes da data de vencimento da proposta.

Solicitar acordos de não divulgação. Lembre-se que ambas as partes estão fornecendo informações proprietárias, e ambos têm interesses em assegurar que ele permanece confidencial.

Escrito para TrainingIndustry